Contrat de sous-traitance des données personnelles

Le présent document constitue l'accord de traitement des données à caractère personnel exigé par l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il est conclu entre le Club utilisateur du Service, ci-après le Responsable de traitement, et MyClubManager, ci-après le Sous-traitant (identité complète dans les mentions légales).

Il fait partie intégrante des conditions générales de venteet s'applique dès la création d'un compte Club, sans formalité supplémentaire. Il prévaut sur toute disposition contraire en matière de protection des données.

1. Objet, durée, nature et finalité du traitement

Le Sous-traitant traite les données personnelles pour le seul compte du Responsable de traitement, aux fins de fournir le Service de gestion associative : tenue du fichier des adhérents, suivi des cotisations et licences, comptabilité, caisse de buvette, événements, prêts de matériel, reçus fiscaux et, le cas échéant, registres aéronautiques.

Le traitement dure aussi longtemps que le compte du Club reste actif. Il prend fin dans les conditions prévues à l'article 8.

2. Catégories de données et de personnes concernées

Personnes concernées : adhérents du Club, membres de leur foyer le cas échéant, bénévoles disposant d'un accès, donateurs, et tiers apparaissant dans les écritures comptables.

Catégories de données :

• Identité — nom, nom de naissance, prénom, date, ville et pays de naissance.
• Coordonnées — adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone.
• Vie associative — date d'adhésion, rôle, numéro de licence, appartenance à un foyer, participation aux événements, prêts de matériel.
• Données financières — montants et modes de règlement des cotisations, écritures comptables, dons ouvrant droit à reçu fiscal, ardoises de buvette.
• Données de connexion — adresse électronique et rôle des utilisateurs du Club.

2.1 Certificat médical d'aptitude

Le Service comporte une fonction permettant au Club de conserver, pour chaque adhérent, la date et la durée de validitéd'un certificat médical de non-contre-indication à la pratique sportive, ainsi que, s'il le souhaite, le document lui-même. Cette fonction répond à l'obligation faite à de nombreux clubs par leur fédération ; son usage relève de la seule décision du Club.

Ce document constitue une donnée relative à la santé au sens de l'article 9 du RGPD. Le Club, responsable de traitement, s'assure de disposer d'une base légale appropriée avant d'y recourir, n'en conserve pas au-delà de sa durée de validité, et n'en donne l'accès qu'aux rôles qui en ont besoin, au moyen de la matrice des droits. Le Sous-traitant, de son côté, conserve ces fichiers dans un espace de stockage privé: ils ne sont accessibles qu'aux utilisateurs authentifiés et rattachés au Club concerné, et ne sont jamais servis publiquement.

À l'exception de ce document, le Service n'est pas conçu pour recevoir de données relevant de l'article 9 (santé, opinions, convictions, appartenance syndicale, données biométriques). Le Responsable de traitement s'abstient d'en saisir, notamment dans les champs libres tels que les notes et les messages, où aucun diagnostic, traitement ni information de santé ne doit figurer.

Image et photographies.Le Service permet de recueillir le consentement des adhérents à la diffusion de leur image et d'en conserver la trace sur leur fiche, ainsi que de publier des photographies sur le site public du Club. Il appartient au Club de ne publier que des images pour lesquelles ce consentement a été recueilli — celui du représentant légal s'agissant d'un mineur — et de le respecter en cas de retrait.

3. Obligations du Responsable de traitement

Le Club :

• garantit disposer d'une base légale pour les traitements qu'il met en œuvre ;
• informe ses adhérents de l'existence du traitement et de leurs droits ;
• ne saisit que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
• documente ses instructions et veille à la licéité de celles-ci ;
• gère les habilitations de ses propres utilisateurs, notamment via la matrice des droits, et retire sans délai les accès devenus injustifiés.

4. Obligations du Sous-traitant

4.1 Instructions documentées

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable de traitement. L'utilisation du Service et le présent contrat valent instructions. Il informe le Responsable si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD.

Le Sous-traitant n'utilise jamaisles données des adhérents à ses propres fins : ni revente, ni cession, ni prospection, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

4.2 Confidentialité

Les personnes autorisées à traiter les données sont tenues à une obligation contractuelle ou légale de confidentialité. L'accès aux données de production est limité aux seules opérations d'exploitation et de correction d'incident.

4.3 Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures suivantes, conformément à l'article 32 :

• chiffrement des communications en transit (TLS) et des données au repos, y compris des fichiers téléversés — certificats médicaux et justificatifs compris ;
• cloisonnement strict entre Clubs, appliqué au niveau de la base de données elle-même et non seulement de l'application ;
• gestion des accès par rôle, selon le principe du moindre privilège ;
• fichiers privés (certificats, justificatifs) servis uniquement après vérification, à chaque requête, de l'appartenance au Club ;
• restriction des types de fichiers acceptés au téléversement, et neutralisation des contenus actifs à la restitution ;
• mots de passe stockés sous forme de condensats non réversibles ;
• sauvegardes régulières et exportation des données à la demande du Club ;
• journalisation des erreurs techniques configurée pour ne transmettre aucune donnée personnelle d'adhérent ;
• tests automatisés sur les fonctions de calcul et de contrôle d'accès.

4.4 Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable de traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'article 5. Le Sous-traitant informe le Club de tout ajout ou remplacement au moins trente joursavant sa prise d'effet, par courrier électronique et mise à jour de la présente page. Le Club peut s'y opposer pour un motif légitime ; à défaut d'accord, il peut résilier sans pénalité.

4.5 Droits des personnes concernées

Le Service permet au Club d'exercer lui-même, depuis son interface, les droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité (export des données). Si une demande est adressée directement au Sous-traitant, celui-ci la transmet au Club sans y répondre sur le fond, et l'assiste en cas de besoin.

4.6 Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données personnelles sans délai injustifié et au plus tard sous 48 heures après en avoir pris connaissance, afin de permettre au Club de respecter son propre délai de 72 heures auprès de la CNIL. La notification précise la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises.

4.7 Analyse d'impact et registre

Le Sous-traitant fournit au Responsable de traitement, sur demande, les informations nécessaires à la tenue de son registre et, le cas échéant, à la réalisation d'une analyse d'impact.

5. Sous-traitants ultérieurs autorisés

Affichage des émojis. Les petites images qui remplacent les émojis sont servies par jsDelivr, réseau de diffusion de contenu à but non lucratif. Comme pour toute image chargée depuis un autre domaine, l'adresse IP du visiteur et la page d'origine lui sont transmises — y compris sur les pages publiques consultées sans compte. Aucun cookie n'est déposé, aucun identifiant n'est transmis, et aucune donnée saisie dans le Service n'y transite : uniquement la requête de l'image elle-même.

Mesure d'audience.Les pages du Service sont dotées d'un outil de mesure d'audience fourni par Vercel, qui ne dépose aucun cookie, n'utilise aucun identifiant publicitaire et ne permet pas de suivre un visiteur d'un site à l'autre. Il compte les pages consultées, sans profilage.

Fonction optionnelle de lecture automatique de factures.Si le Club l'active, il renseigne sa propre clé d'accès au service Google Gemini. La relation contractuelle s'établit alors directement entre le Club et Google : le Sous-traitant ne fait que transmettre le document. Cette fonction est désactivée par défaut.

Encaissement de l'abonnement.Le règlement de l'abonnement au Service est traité par Stripe Payments Europe, Ltd, établissement de paiement agréé par la Banque centrale d'Irlande. Les coordonnées bancaires sont saisies directement sur les pages de ce prestataire : MyClubManager n'y a jamais accès et ne conserve aucune donnée de carte bancaire. Seuls le montant, la date et l'état du règlement sont enregistrés, aux fins de facturation.

Encaissement des cotisations des adhérents. Le Club peut indiquer ses propres moyens de règlement (virement, PayPal, HelloAsso). Ces services ne sont pasdes sous-traitants du Sous-traitant : la relation s'établit directement entre le Club, son adhérent et le prestataire choisi. MyClubManager n'intervient à aucun moment dans le flux financier et n'encaisse jamais les cotisations. L'application conserve uniquement le moyen de paiement annoncé et, le cas échéant, la déclaration de règlement faite par l'adhérent — jamais de coordonnées bancaires.

6. Transferts hors Union européenne

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. La base de données, les fichiers téléversés — certificats médicaux compris— et les courriers électroniques restent en France ou dans l'Union.

Le seul transfert vers les États-Unis concerne la journalisation des erreurs techniques (Sentry), encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Cette journalisation est configurée pour exclure les données personnelles des adhérents : ni identité, ni adresse électronique, ni adresse IP, et aucun enregistrement de session.

La diffusion des images d'émojis (jsDelivr, voir article 5) s'appuie sur des points de présence répartis dans le monde : le visiteur est servi par le plus proche, qui peut se situer hors de l'Union. La seule donnée en cause est l'adresse IP inhérente à toute requête Internet ; aucune donnée du Service n'y transite.

La fonction optionnelle de lecture automatique de factures, si le Club l'active, adresse le document au service Google Gemini, susceptible de traiter la demande hors de l'Union. Ce transfert relève de la relation directe entre le Club et Google (voir article 5) ; le Club l'apprécie avant d'activer la fonction, désactivée par défaut.

7. Audit

Le Sous-traitant met à disposition du Responsable de traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent contrat. Le Club peut demander un audit, une fois par an, moyennant un préavis raisonnable, aux frais du demandeur, et dans des conditions préservant la confidentialité des données des autres Clubs.

8. Sort des données en fin de contrat

À la cessation du contrat, le Club dispose de trente jours pour exporter ses données depuis son interface. Passé ce délai, et sur demande écrite, les données sont supprimées définitivement. Sans demande expresse, elles sont conservées douze mois — afin de permettre une reprise du service — puis supprimées.

Sont exclues de cette suppression les données que le Sous-traitant doit conserver au titre d'une obligation légale, notamment les factures d'abonnement.

9. Contact

Toute question relative au présent contrat, ainsi que toute notification prévue par celui-ci, peut être adressée à contact@myclubmanager.fr.

Voir également la politique de confidentialité, qui décrit les traitements pour lesquels MyClubManager agit en tant que responsable de traitement.