Aide et guide de démarrage

Trois réglages conditionnent tout le reste, dans Paramètres :

• Informations du club — nom, adresse, SIRET ou RNA. Ils apparaissent sur les reçus fiscaux et les tickets de caisse.
• Soldes de départ — le solde de vos comptes au jour où vous démarrez, et la date correspondante. Sans eux, vos soldes affichés seront faux.
• Modules — activez seulement ce que vous utilisez. Les menus inutiles disparaissent.

L'essai dure 30 jours, sans aucune limitation. Passé ce délai et sans abonnement, l'accès passe en lecture seule : vous consultez et exportez tout, mais ne pouvez plus modifier. Rien n'est jamais supprimé. Un rappel vous est envoyé à partir du 10ᵉ jour.

Adhérents → Importer accepte un fichier Excel ou CSV. Les colonnes sont reconnues automatiquement, y compris avec des intitulés anglais ou accentués. Exportez d'abord depuis votre ancien outil, puis vérifiez l'aperçu avant de valider — c'est là qu'on repère une colonne mal associée.

Activez le module Adhésion en ligne dans Paramètres, configurez les moyens de règlement que le club accepte, puis copiez le lien public et diffusez-le. Chaque demande arrive dans Adhérents → Demandes pour validation par le bureau.

Vous choisissez les moyens acceptés : carte bancaire (voir la section Encaisser en ligne), virement avec IBAN, référence et QR code, PayPal, HelloAsso, espèces et chèque. Dans tous les cas le règlement va directement au club, jamais par nous.

Une différence compte : la carte bancaire est le seul moyen qui se confirme tout seul. Pour tous les autres, l'adhérent déclare avoir payé et c'est vous qui constatez l'encaissement sur votre relevé — le logiciel ne s'y substitue jamais.

Cochez Tarif famille sur un tarif de cotisation. Le formulaire public affiche alors une liste où le demandeur ajoute les autres membres du foyer. À la validation, chacun obtient sa propre fiche adhérent, toutes rattachées au même foyer, et le montant n'est compté qu'une fois — sur le contact principal — pour ne pas gonfler artificiellement vos recettes.

Sur la page Adhérents, cochez les personnes concernées puis Rappel renouvellement. Chacune reçoit un lien personnel, valable une fois, qui pré-remplit son dossier : elle n'a rien à ressaisir. Pour un foyer, les autres membres sont proposés cochés — mais librement décochables, tous les membres d'une famille ne renouvelant pas forcément la même année.

Nous ne prenons rien. MyClubManager ne prélève aucune commission sur les cotisations, les billets ou les ventes de votre club : notre seule rémunération est l'abonnement au logiciel. L'argent va directement sur le compte bancaire du club, il ne transite jamais par nous.

Restent les frais de Stripe, notre prestataire d'encaissement, facturés au club sur son propre compte :

Dans Paramètres → Comptabilité → Paiement en ligne, suivez l'inscription : elle se déroule sur le site de Stripe et prend une dizaine de minutes. Prévoyez l'IBAN du club, ses statuts ou son récépissé de déclaration, et une pièce d'identité du président.

Le compte est ouvert au nom de l'association, pas au nôtre. Stripe vérifie le dossier — le plus souvent en moins d'une journée — puis la carte bancaire apparaît d'elle-même dans le formulaire d'adhésion, sur les renouvellements, à la billetterie et à la boutique.

Oui, Stripe exige le SIREN de l'association, et n'accepte pas le numéro RNA (celui de la préfecture, en W…) à la place. Beaucoup d'associations n'en ont jamais demandé : il n'est obligatoire que si elles emploient, reçoivent des subventions publiques ou paient des impôts. La demande est gratuite, se fait en ligne et prend généralement quelques jours — voir les démarches sur service-public.fr.

Quant à la réduction Stripe pour les organismes à but non lucratif, elle existe bien en France, mais elle est réservée aux structures dont au moins 80 % du volume vient de dons ouvrant droit à réduction d'impôt. Stripe en exclut expressément les cotisations et la billetterie : un club sportif ou de loisirs n'y a, en pratique, pas droit. Nous préférons le dire que vous laisser monter un dossier voué au refus.

Le remboursement se déclenche depuis votre tableau de bord Stripe, et nous le constatons automatiquement : la demande d'adhésion cesse d'être comptée comme réglée, pour que vous ne réclamiez pas une somme que vous avez rendue. Les frais du paiement initial ne sont pas restitués par Stripe.

En cas de contestation (le payeur conteste auprès de sa banque), Stripe prélève immédiatement la somme et 20 € de frais, puis laisse un délai pour répondre. Nous vous en avertissons — c'est au club de fournir les justificatifs, la relation avec l'adhérent lui appartenant.

Deux précisions que Stripe écrit noir sur blanc et qu'il vaut mieux connaître avant : ces 20 € de réception ne sont pas remboursés, même si le club gagne ; et répondre à la contestation coûte 20 € de plus, ceux-là rendus en cas de victoire. En revanche, sur le réseau Cartes Bancaires — celui de la plupart des cartes françaises — une association de la zone euro ne paie aucun frais de réception.

Créez vos produits dans Inventaire, puis, sur la caisse, sélectionnez l'évènement en haut à droite : ventes et ardoises y seront rattachées, ce qui vous donnera le résultat de la manifestation isolément.

Oui, pour les encaissements directs. Ils sont conservés sur l'appareil et synchronisés automatiquement au retour du réseau ; un bandeau indique en permanence l'état et le nombre de ventes en attente. Le ticket et le tiroir-caisse continuent de fonctionner, étant reliés localement.

Deux conditions : sur chaque tablette, être connecté et avoir ouvert la page buvette au moins une fois avec du réseau, avant la manifestation. Les ardoises sont indisponibles hors ligne : partagées entre plusieurs postes, les fusionner à l'aveugle produirait des totaux faux.

Bouton Installer dans l'en-tête de la caisse, ou dans Paramètres → Impression. Sur iPhone et iPad, Safari impose de passer par Partager → Sur l'écran d'accueil : le bouton vous guide. L'application s'ouvre alors en plein écran, sans barre de navigateur — moins de fausses manipulations en pleine affluence.

Oui. Les ventes et les ardoises apparaissent en direct sur tous les postes connectés au même club, et les écritures simultanées sont traitées sans perte : deux serveurs peuvent ajouter une consommation à la même ardoise au même instant.

Activez d'abord le module Courses RC dans Paramètres. Créez ensuite la course comme un évènement, cochez course RC dans sa fiche, et déposez-y le tableau des engagés reçu de la fédération. Les pilotes déjà venus sont reconnus à leur numéro de licence : réimporter le même fichier, ou en importer un second après les inscriptions de dernière minute, ne crée pas de doublon.

Non. Un pilote engagé vient le plus souvent d'un autre club : il n'a chez vous ni cotisation, ni licence, et il n'apparaît pas dans la liste des adhérents. Si la personne est aussi adhérente, les deux fiches peuvent être rapprochées — ce n'est jamais obligatoire.

Depuis la caisse, à la création d'une ardoise : tapez les premières lettres du nom. Les pilotes engagés à un évènement ouvert sont proposés, et l'ardoise reprend leurs coordonnées sans que personne ait à les retaper. Le rôle Buvette accède à cette recherche en lecture, c'est ce qui rend le comptoir autonome.

Onglet Résultats de la course : saisissez une catégorie à la fois — chacune s'enregistre seule, vous n'avez pas à attendre les dernières finales. Vous pouvez aussi déposer directement le PDF du chronométreur. Rien n'est visible du public tant que vous n'avez pas appuyé sur Publier sur le site.

Import bancaire accepte le fichier CSV ou Excel fourni par votre banque. Puis Rapprochement propose les correspondances avec vos écritures. Une opération rapprochée ne peut plus être modifiée par erreur.

Reçus fiscaux → Nouveau produit un document conforme au Cerfa 11580. Vérifiez avant tout que votre club est bien éligible au reçu fiscal : c'est une responsabilité qui vous incombe, le logiciel ne peut pas la vérifier à votre place.

Sur demande, depuis la caisse : Transférer les recettes bascule les encaissements par carte et PayPal vers le journal financier. Les espèces ne sont jamais transférées automatiquement — c'est à vous de décider quand vous les déposez en banque.

Utilisateurs → Inviter, réservé au président. La personne reçoit un lien par courriel et définit son mot de passe à la première connexion. L'offre comprend 4 utilisateurs, tous rôles confondus. Au-delà, des accès supplémentaires s'achètent à 9,90 € par an et par personne depuis la page Abonnement : vous indiquez le nombre total de places voulues, et la limite est relevée dès le paiement confirmé.

Elle définit, pour chaque rôle et chaque module, l'accès en écriture, en lecture seule, ou aucun. Cliquez une case pour la faire changer, puis Enregistrer. Un module refusé disparaît du menu et devient inaccessible. Le président conserve toujours tous les droits.

Exports produit vos fichiers au format tableur, et une sauvegarde complète est téléchargeable depuis Paramètres. Vos données vous appartiennent : elles restent exportables à tout moment, y compris après la fin d'un abonnement.

Uniquement les utilisateurs que vous avez invités, selon les droits que vous leur accordez. Le cloisonnement entre clubs est appliqué par la base de données elle-même, pas seulement par l'application. Voir la politique de confidentialité et le contrat de sous-traitance.